Så du har kommet fram til at din bedrift har behov for en ny ansettelse, enten på midlertidig eller permanent basis. Men hva gjør du nå? Hva må du tenke på, og hvem i bedriften din bør du involvere? Her er våre forslag til hvordan du bør takle ansettelsesprosessen i 10 enkle steg.
1. Hva trenger vi?
Bruk tid på å kartlegge hva som vil inngå i stillingen. Diskutér med den som vil bli leder for den nyansatte – hva slags person er vi på jakt etter og hva slags kompetanser trenger de? Vurdér hvilke kompetanser er nødvendige, og hvilke kan læres «on the job».
2. Lag stillingsannonsen
Stillingsannonsen er førsteinntrykket din fremtidige medarbeider har av stillingen og din bedrift, så sørg for at denne er informativ og gir kandidater en god forståelse for hva stillingen går ut på. Det finnes utallig mange kanaler hvor du kan legge ut stillingen, både betalt og gratis, så finn ut hvor det er største sjanse for at deres fremtidig kandidat finner stillingen.
3. Når trenger vi svar?
Bestem om det skal settes en søknadsfrist, eller om du vil vurdere kandidater fortløpende.
4. Mange kokker, mye søl
Hold det ryddig! Sørg for at alle søknader sendes til ett sted hvor én person er ansvarlig for oppfølgning og utsending av bekreftelses- og avslagsmail.
5. Ta første vurdering
Vurdér mottatte søknader, gjerne sammen med den som skal ha personalansvar for den nyansatte. Det er alltid godt å være to om vurderingen for å sikre en likestilt og rettferdig prosess.
6. Kall inn til intervju
Her er det flere måter å gå fram, men vanligvis behøver man mer enn ett intervju med en håndfull kandidater. Lag et intervjuskjema for å sikre at du spør inn til de samme tingene med alle kandidater. Det kan være lurt å ha med fagansvarlig eller leder på intervjuene for å fastslå om kandidaten har den faglige kunnskapen dere trenger, eller om de kan lære seg det. Etter intervjuet bør man avklare med kandidaten om de fortsatt er interessert i stillingen, om lønnsnivået dere tilbyr matcher kandidatens forventninger, og eventuelt andre ting som en bør være enige om før et tilbud gis.
7. Ta referansesjekk
Her bør du kontakte minst to personer, og disse må være noen som kan si noe om arbeidet kandidaten har utført i tidligere arbeidsforhold. En av referansene bør være en tidligere leder. Husk at referanser er konfidensielle – kandidaten skal ikke ha innsyn i tilbakemeldingene, selv om de er positive.
8. Lag kontrakten
Husk at det er regler for hva en kontrakt skal og ikke kan inneholde i henhold til blant annet arbeidsmiljøloven. Ingen har lov å jobbe uten en kontrakt. Denne skal være signert av begge parter for å være gyldig.
9. Ha en god on-boarding prosess
Medarbeideropplevelsen med dere starter så snart den nyansatte kommer inn døra, og en god on-boarding prosess kan sette tonen for hele introduksjonsperioden, bidra til trivsel på jobb, og øke sjansene for at du beholder den nyansatte lenge.
10. Til sist – oppretthold personvern
Ifølge GDPR-loven kan du ikke lagre personopplysninger lengre enn det kreves for selve prosessen, så her må det gjøres en slettejobb etterpå. Noen selskap har system som automatisk inngår en databehandlingsavtale med søkerne, da kan du selvsagt lagre i henhold til den.
Vi ønsker deg lykke til med ansettelsesprosessen! Les våre andre innlegg for flere tips og råd.
